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Conceitos

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3.3 - Atividades da Gestão de Documentos

Produção de documentos – elaboração padronizada de tipos/séries documentais, implantação 

de sistemas de organização da informação e aplicação de novas tecnologias aos procedimentos 
administrativos. 

Figura 3.2

Utilização dos documentos - inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificação, 

registro, distribuição, tramitação e expedição), todas as atividades de Arquivo (organização e 
arquivamento, reprodução, à documentação e recuperação de informações) e a gestão de sistemas 
de protocolo e arquivo, sejam eles manuais ou informatizados. 

Destinação de documentos - inclui uma das atividades mais complexas da gestão de documentos 

que é a avaliação. A avaliação se desenvolve a partir da classificação dos documentos produzidos, 
recebidos e acumulados pelos órgãos públicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer 
seus prazos de guarda e sua destinação final, garantindo a preservação de documentos de guarda 
permanente e a eliminação criteriosa de documentos desprovidos de valor probatório e informativo.

Reprodução - Duas razões para a reprodução: 1ª - Reprodução visando à preservação do documento 

original de guarda permanente e, 2ª.  Reprodução visando à substituição do documento em papel pelo 
microfilme. O documento em papel de guarda temporária poderá ser eliminado e o microfilme deverá 
ser preservado pelo prazo indicado na Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

Classificação – recupera o contexto de produção dos documentos, isto é, a função e a atividade 

que determinou a sua produção e identifica os tipos/séries documentais. 

Avaliação – trabalho multidisciplinar que consiste em identificar valores para os documentos e 

analisar seu ciclo de vida, com vistas a estabelecer prazos para sua guarda e destinação (eliminação 
ou guarda permanente).

3.4 - A Gestão e o Ciclo de Vida dos Documentos

A gestão documental assegura o cumprimento de todas as fases do documento: corrente, 

intermediária e permanente.  Nesse sentido a gestão documental garante o efetivo controle 
do documento desde sua produção até sua destinação final: eliminação ou guarda permanente e 
permite a localização dos documentos e acesso rápido às informações.

Tabela 3.0

1ª Idade Fase Corrente

Documentos vigentes e frequentemente 
consultados

Arquivo Corrente

2ª Idade Fase Intermediária

Final de vigência. Aguardam prazos de 
prescrição e precaução, raramente são 
consultados e aguardam destinação 
final: eliminação ou guarda permanente

Arquivo Intermediário

3ª Idade Fase Permanente

Documentos que perderam a vigência 
administrativa porem são providos de 
valor secundário ou histórico-cultural

Arquivo Permanente ou 

Histórico