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Conceitos

3.1 - Os Arquivos e a Gestão de Documentos

Em geral, o arquivo é considerado uma unidade administrativa menor, sem atribuições bem 

definidas a não ser “guardar papéis”. O conceito corrente de “arquivo” é sinônimo de “arquivo morto”, 
ou seja, um amontoado de papéis velhos sem “utilidade” nenhuma. 

Sua posição hierárquica na estrutura administrativa dos órgãos públicos e das empresas privadas 

induz ao desprestígio, à desvalorização de seus serviços e à falta de recursos materiais e humanos 
com qualificação técnica adequados ao seu pleno funcionamento. 

Figura 3.0

Por outro lado, para o controle pleno dos documentos, desde a sua produção até a sua 

destinação final, torna-se necessário assegurar a integração dos protocolos com os arquivos, visando 
à padronização dos procedimentos técnicos. Essa integração permitirá que os documentos sejam 
rapidamente localizados, não apenas durante sua tramitação, mas também durante o período em 
que aguardam o cumprimento de seus prazos no arquivo corrente, intermediário ou/e permanente. 

As falhas nos sistemas de controle da produção e tramitação dos documentos, a acumulação 

desordenada e a falta de normas e procedimentos arquivísticos comprometem a qualidade das 
atividades rotineiras, uma vez que dificulta o acesso à informação, onera o espaço físico e aumenta os 
custos operacionais. 

Assim, a implantação de um programa de gestão documental garante aos órgãos públicos e 

empresas privadas o controle sobre as informações que produzem ou recebem, uma significativa 
economia de recursos com a redução da massa documental ao mínimo essencial, a otimização 
e racionalização dos espaços físicos de guarda de documentos e agilidade  na  recuperação  das 
informações. 

O programa de gestão documental deverá definir normas e procedimentos técnicos referentes à 

produção, tramitação, classificação, avaliação, uso e arquivamento dos documentos durante todo o 
seu ciclo de vida (idade corrente, idade intermediária e idade permanente), com a definição de seus 
prazos de guarda e de sua destinação final, requisitos necessários inclusive, para o desenvolvimento 
de sistemas informatizados de gestão de informações.

Ao fazer gestão documental não estamos nos preocupando somente em atender aos interesses 

imediatos do organismo produtor, de seus clientes ou usuários, mas estamos nos assegurando que os 
documentos indispensáveis à reconstituição do passado sejam definitivamente preservados. Aliado 
ao direito à informação está o direito à memória.

A execução das atividades de gestão, classificação e avaliação, permitem a elaboração do Plano 

de Classificação e de Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo.