Capítulo 2
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2.6 - Idade dos Arquivos
Você sabia que os Arquivos também tem ciclo de vida?
Figura 2.1
A vida documental é contada a partir da produção do documento até o encerramento do ato, ação
ou fato que motivou a sua produção e da sua frequência de uso. Essa fase se diz na Arquivística que
tem relação com a VIGÊNCIA do documento (a razão de ser do documento).
Após o prazo de vigência, o documento pode ser guardado em função da importância das
informações nele contidas, para a história da administração ou mesmo para tomadas de decisões
pautadas nas ações do passado.
Então o ciclo pode ser categorizado em três fases ou arquivos:
Arquivo Corrente ou de Gestão– também conhecido como de Primeira Idade ou Ativo. São
conjuntos de documentos estreitamente vinculados aos objetivos imediatos para os quais
foram produzidos e que se conservam junto aos órgãos produtores em razão de sua vigência
e frequência de uso. São muito usados pela administração.
Arquivo Intermediário– também conhecido como de Segunda Idade ou Semiativo. São
Arquivos que aguardam em depósito de armazenamento temporário sua destinação final.
Apresenta pequena frequência de uso pela administração.
Arquivo Permanente – também conhecido como de Terceira Idade ou Histórico. São os
conjuntos documentais custodiados em caráter definitivo, em função do seu valor. O acesso é
público.
ATENÇÃO:
Por descuido e desinformação, muitas vezes o Arquivo é considerado “morto” ou “inativo”. Mais
lembre-se, o Arquivo que não é mais utilizado, não é considerado arquivo morto e sim ARQUIVO
PERMANENTE ou HISTÓRICO.
Tabela 2.0