9
Noções Básicas e Lei Regulamentadora
R
E
G -
4
5
2
.0
3
9
- C
O
PY
R
IG
H
T - B
0
0
1
2.4.1 - E Documento
É a unidade constituída pela INFORMAÇÃO (elemento referencial ou dado) e seu SUPORTE
(material, base), produzida em decorrência do cumprimento de uma ATIVIDADE.
Figura 2.0
O documento pode ser:
Simples: ofício, relatório, ficha de atendimento.
Composto: Processo.
2.5 - Natureza dos Documentos
Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com as suas atribuições
e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos.
Portanto, são variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como são
diferentes os formatos, as espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos
conhecê-los:
1 -
Formato: é a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como
foi confeccionado: Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha,
rolo, tira de microfilme, mapa.
2 -
Espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza
das informações nelas contidas: Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado,
requerimento, organograma.
3 -
Gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos
utilizado na comunicação de seu conteúdo: Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos,
fitas); iconográfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos
escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnéticos/
informáticos (disquetes, CD-ROM)
4 -
Tipo de documento: é a configuração que assume um documento de acordo com a atividade
que a gerou: Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos, Regimento de
Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgência, Prontuário
Médico, Tabela Salarial.