Capítulo 2
12
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As organizações, por sua vez, são dinâmicas e a estrutura de comunicação interna que se praticava
no passado – quando prevalecia o fluxo descendente – mostra-se hoje ineficiente e ineficaz.
Atualmente, um bom programa de comunicação interna dever estruturado e fundamentado por meio
de uma pesquisa de campo, que inclua um diagnóstico, a partir de entrevistas pessoais e coletivas.
Também se pode desenvolver um plano de comunicação que leve em consideração a participação do
corpo funcional, através, por exemplo, da formação de comitês e núcleos de comunicação, integrados
por representantes de funcionários. Dessa maneira, programas diferenciados poderão ser criados e
desenvolvidos com a empatia e o engajamento direto do público interno.
2.2 - Autoridade: Como e Porque Ocorre a Diferenciação
Vertical
A questão do que determina a forma da hierarquia organizacional - o número de níveis de
autoridade - e a extensão do controle em cada nível influi na efetividade das tomadas de decisão e no
sistema de comunicação da empresa.
Quando a organização cresce e necessita de divisão, especialização e diferenciação do trabalho
surgem problemas de coordenação e motivação dos empregados, e avaliar o desempenho e a
contribuição individual fica mais difícil. Para melhorar a habilidade de controle, o número de gerentes
ou o número de níveis gerenciais na hierarquia podem aumentar. Ambas as opções aumentam a
diferenciação vertical, dando à organização um maior controle sobre seus empregados. Uma
empresa é chamada de alta quando sua hierarquia tem muitos níveis se comparada ao seu tamanho,
e é chamada de plana quando tem poucos níveis hierárquicos. A organização alta usa muito mais
gerentes para controlar pessoalmente as atividades de seus empregados.
O número adequado de gerentes e níveis hierárquicos influi diretamente na efetividade,
comunicação e motivação organizacional. Problemas de comunicação se agravam com o aumento
do número de níveis hierárquicos. Esse aumento de níveis também provoca a diminuição da diferença
relativa de autoridade de um gerente em cada nível, assim como sua área de responsabilidade.
Os gerentes de uma organização plana, comparados com os de uma organização alta, possuem
relativamente mais autoridade e responsabilidade, e a motivação é maior.
Quanto maior o número de níveis hierárquicos, maior o custo associado à operação da empresa.
Em períodos de recessão, é comum que empresas reduzam os níveis hierárquicos e demitam
empregados excedentes para diminuírem o custo burocrático. Algumas vezes as demissões causadas
por uma inovação tecnológica ou crise econômica são inevitáveis, mas na maioria grandes alterações
de estrutura e empregados acontecem em virtude de falha de administração.
Quando a organização vai bem, uma situação nova não provoca mudança em sua hierarquia, mas
se ela cresce e os níveis se multiplicam sem planejamento, sua estrutura precisará ser simplificada,
provavelmente com fusão de algumas posições gerenciais. ESTRUTURAÇÃO e DOWNSIZING são
termos que descrevem esse processo de simplificação, com demissão de gerentes e empregados.
Diz a lei de Parkinson’s que o trabalho se expande para preencher o tempo disponível. Quer dizer,
se os gerentes medem seu status pela hierarquia, quanto menor o número de gerentes em seus níveis
hierárquicos e maior o de gerentes em níveis inferiores, maior seu status. Por isso, os gerentes procuram
aumentar a quantidade de seus subordinados que por sua vez tentam aumentar seus subordinados e
assim por diante, causando um aumento vertical sem controle na estrutura hierárquica.
Em empresas bem gerenciadas, novas contratações ou criação de nível hierárquico são avaliadas
por gerentes de mais alto nível quanto à sua real necessidade. De acordo com o princípio da cadeia
mínima de comando, uma organização deveria escolher o número mínimo de níveis hierárquicos
consistente com seus objetivos e com o ambiente no qual ela existe, ou seja, a organização deveria
ser mantida o mais achatada possível. Dessa forma, os problemas de comunicação, motivação e
custos seriam reduzidos. Uma organização só deveria optar por uma estrutura maior por necessidade
de controle rigoroso sobre os subordinados.
Uma organização, para evitar ficar tão alta, pode aumentar a extensão de controle dos gerentes, isto
é, o número de seus subordinados. Se esse número aumentar, mas a quantidade de níveis hierárquicos
permanecer inalterada, cada gerente irá coordenar o trabalho de mais subordinados. A extensão de
controle do gerente é determinada por sua habilidade para supervisionar uma quantidade maior de
subordinados; ela não pode ser muito ampla, pois sem controle, os subordinados têm oportunidade
de seguir seus próprios objetivos e fugir de suas responsabilidades.